Средние и крупные компании неизбежно сталкиваются с бесконечным потоком документов, которые легко теряются среди большого количества вовлеченных сотрудников. Часто бывает такое, что несколько человек ждут, пока кто-то один подпишет документ и передаст его в другие руки. Все эти цепочки существенно замедляют рабочий процесс. Подписание и согласование документа может занимать недели.
Представьте себе: вам предстоит согласовать нестандартный договор. Вы должны отправить его оригинал в назначенный срок, проследить, что экземпляр клиента вернулся обратно, затем проверить, что клиент составил все верно и документ соответствует согласованной форме. Множество распечатанных копий, потерянные часы рабочего времени, вероятность упустить важные документы из виду - все это сказывается на потере эффективности работы компании.
Оптимизировать работу и избежать рисков утери документов помогают
системы электронного документооборота (СЭД). Их использование повышает эффективность работы компании в разы за счет того, что все документы находятся в одной системе. Таким образом, объем работы становится яснее, над одним документом могут работать сразу несколько человек, а еще - их невозможно потерять.
Чем полезен электронный документооборот?
СЭД появились в конце 20 века и начали применяться сначала в правительстве, где нужно было автоматизировать процессы работы многочисленных отделов. Вскоре распространение систем стало массовым: оказалось, что это немаловажный инструмент в ведении бизнеса.
Внедрение таких систем в компанию позволяет:
- вообще отказаться от бумажного документооборота или значительно сократить его
- экономит время сотрудников и обеспечивает уверенность в том, что документ не потеряется и попадет в нужные руки.
- ещё одно преимущество СЭД - создание единой информационной базы компании.
Сотрудники фирмы одновременно получают уведомления об изменениях в работе и прочих новостях. Их работу очень легко отследить и внести необходимые правки прямо с места при наличии доступа к документу.
Экономия денег и времени
Системы электронного документооборота существенно помогают сократить расходы денег и времени. Внедрение СЭД позволяет добиться снижения материальных затрат. Если у вас крупное предприятие с несколькими филиалами, то вы
снизите затраты на бумагу и печать на 20%, ведь теперь вам не нужно создавать большое количество копий бумажных документов.
Важная составляющая - процесс согласования и исполнения поручений. Здесь
экономия времени может составить от 6% до 23% за счет быстрой коммуникации и освобождения большой доли рабочего времени.
Общедоступное хранилище электронных документов также избавляет от поиска бумаг и обеспечения доступа к ним.
Сроки важны для всех. СЭД помогает быстро согласовывать договоры и
снизить риски просрочки до 60%. Вся сопутствующая сделке документация генерится нажатием одной кнопки. Комплект документов по сделке можно отправить сразу на принтер и распечатать экземпляры в необходимом количестве.
"Битрикс24" - СЭД и корпоративный портал одновременно
Одна из самых удобных и современных систем электронного документооборота -
“Битрикс24”. Электронный архив документов, рассортированный по папкам с доступом в соответствии с ролью сотрудников, находится прямо в системе.
» Вы можете ставить задачи, прикреплять туда документы, ранжировать полномочия и присваивать права.
» Сотрудникам больше не обязательно писать заявления на отгул или отпуск - они заполняются в “Битрикс24”. Руководителю достаточно подтвердить или отклонить их.
» Нужные документы не придется искать в куче папок. Достаточно вбить в поиск их название или фамилии ответственных сотрудников.
Важная функция - контроль документооборота
Запустите бизнес-процесс на обработку файла, и система сама оповестит назначенных по умолчанию участников. Вам будет видно, кто уже проверил файл, кто и какие комментарии к нему оставил, статус согласования. Установите крайний срок выполнения задачи и переключитесь на другие дела.
Редактируйте документы одновременно с коллегами: это экономит время и повышает оперативность работы. Все нужные бумаги всегда доступны вам в режиме онлайн.
По документам проставляются статусы, например, “передан клиенту на подпись”, “получен оригинал”, “передан в архив”. Опись документов для отправки курьером выгружается нажатием одной кнопки. Сотрудники контролируют наличие всех подписанных документов по своим сделкам и возврат оригиналов. Все статусы подгружаются в сводный отчет, таким образом вы в любой момент видите полную картину по состоянию документооборота в компании.
На наш взгляд, Битрикс24 сегодня предлагает множество достойных для внедрения модулей, которые способствуют улучшению, ускорению и росту продуктивности в компании.
Электронный документооборот на базе“Битрикс24” - оптимальный вариант и по легкости реализации, и по соотношению цена-качество, и по качеству исполнения. Немаловажным фактом является и то, что Битрикс24 имеет интуитивно понятный интерфейс, - у вас не займет много времени обучение сотрудников работы с ним.