Автоматизация документооборота как фактор повышения продуктивности компании: избавляемся от бумажной рутины
30 Января 2019
Поделиться:
Время чтения: 10 минут

Автоматизация документооборота как фактор повышения продуктивности компании: избавляемся от бумажной рутины


Средние и крупные компании неизбежно сталкиваются с бесконечным потоком документов, которые легко теряются среди большого количества вовлеченных сотрудников. Часто бывает такое, что несколько человек ждут, пока кто-то один подпишет документ и передаст его в другие руки. Все эти цепочки существенно замедляют рабочий процесс. Подписание и согласование документа может занимать недели. 
Представьте себе: вам предстоит согласовать нестандартный договор. Вы должны отправить его оригинал в назначенный срок, проследить, что экземпляр клиента вернулся обратно, затем проверить, что клиент составил все верно и документ соответствует согласованной форме. Множество распечатанных копий, потерянные часы рабочего времени, вероятность упустить важные документы из виду - все это сказывается на потере эффективности работы компании.

2019-01-30_18-38-20.png


Оптимизировать работу и избежать рисков утери документов помогают системы электронного документооборота (СЭД). Их использование повышает эффективность работы компании в разы за счет того, что все документы находятся в одной системе. Таким образом, объем работы становится яснее, над одним документом могут работать сразу несколько человек, а еще - их невозможно потерять.


Чем полезен электронный документооборот?



СЭД появились в конце 20 века и начали применяться сначала в правительстве, где нужно было автоматизировать процессы работы многочисленных отделов. Вскоре распространение систем стало массовым: оказалось, что это немаловажный инструмент в ведении бизнеса.

Внедрение таких систем в компанию позволяет:
  • вообще отказаться от бумажного документооборота или значительно сократить его
  • экономит время сотрудников и обеспечивает уверенность в том, что документ не потеряется и попадет в нужные руки. 
  • ещё одно преимущество СЭД - создание единой информационной базы компании. 
Сотрудники фирмы одновременно получают уведомления об изменениях в работе и прочих новостях. Их работу очень легко отследить и внести необходимые правки прямо с места при наличии доступа к документу. 


Экономия денег и времени

 

Системы электронного документооборота существенно помогают сократить расходы денег и времени. Внедрение СЭД позволяет добиться снижения материальных затрат. Если у вас крупное предприятие с несколькими филиалами, то вы снизите затраты на бумагу и печать на 20%, ведь теперь вам не нужно создавать большое количество копий бумажных документов.  

Важная составляющая - процесс согласования и исполнения поручений. Здесь экономия времени может составить от 6% до 23% за счет быстрой коммуникации и освобождения большой доли рабочего времени. 

Общедоступное хранилище электронных документов также избавляет от поиска бумаг и обеспечения доступа к ним. 

Сроки важны для всех. СЭД помогает быстро согласовывать договоры и снизить риски просрочки до 60%. Вся сопутствующая сделке документация генерится нажатием одной кнопки. Комплект документов по сделке можно отправить сразу на принтер и распечатать экземпляры в необходимом количестве.

2019-01-30_18-42-43.png


"Битрикс24" - СЭД и корпоративный портал одновременно



Одна из самых удобных и современных систем электронного документооборота - “Битрикс24”. Электронный архив документов, рассортированный по папкам с доступом в соответствии с ролью сотрудников, находится прямо в системе.

» Вы можете ставить задачи, прикреплять туда документы, ранжировать полномочия и присваивать права.

» Сотрудникам больше не обязательно писать заявления на отгул или отпуск - они заполняются в “Битрикс24”. Руководителю достаточно подтвердить или отклонить их.

» Нужные документы не придется искать в куче папок. Достаточно вбить в поиск их название или фамилии ответственных сотрудников.


Важная функция - контроль документооборота

 

Запустите бизнес-процесс на обработку файла, и система сама оповестит назначенных по умолчанию участников. Вам будет видно, кто уже проверил файл, кто и какие комментарии к нему оставил, статус согласования. Установите крайний срок выполнения задачи и переключитесь на другие дела.

Редактируйте документы одновременно с коллегами: это экономит время и повышает оперативность работы. Все нужные бумаги всегда доступны вам в режиме онлайн.

По документам проставляются статусы, например, “передан клиенту на подпись”, “получен оригинал”, “передан в архив”. Опись документов для отправки курьером выгружается нажатием одной кнопки. Сотрудники контролируют наличие всех подписанных документов по своим сделкам и возврат оригиналов. Все статусы подгружаются в сводный отчет, таким образом вы в любой момент видите полную картину по состоянию документооборота в компании.

На наш взгляд, Битрикс24 сегодня предлагает множество достойных для внедрения модулей, которые способствуют улучшению, ускорению и росту продуктивности в компании. Электронный документооборот на базе“Битрикс24” - оптимальный вариант и по легкости реализации, и по соотношению цена-качество, и по качеству исполнения. Немаловажным фактом является и то, что Битрикс24 имеет интуитивно понятный интерфейс, - у вас не займет много времени обучение сотрудников работы с ним.

Автор
Дмитрий Малыгин
Дмитрий Малыгин
Шеф автоматизации
Прочитаю позже
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Оставить заявку
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных составлена в соответствии с ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и действует в отношении персональных данных, которые ООО "ДжиТи АйТи" может получить от субъектов персональных данных.

· 1.2. Основные понятия, используемые в Политике: 
персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

· обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

1.3. Обработка персональных данных основана на следующих принципах:

· осуществления на законной и справедливой основе;

· соответствия целей обработки персональных данных полномочиям;

· соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных целям обработки персональных данных;

· достоверности персональных данных, их актуальности и достаточности для целей обработки, недопустимости обработки избыточных по отношению к целям сбора персональных данных;

· ограничения обработки персональных данных при достижении конкретных и законных целей, запретом обработки персональных данных, несовместимых с целями сбора персональных данных;

· запрета объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

· осуществления хранения персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен действующим законодательством. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено действующим законодательством.

1.4. В соответствии с принципами обработки персональных данных определены цели обработки персональных данных:

· для исполнения условий трудовог